在这个小本子（或电子表格）里，您可以记录下所有的收入（包括副业和礼物）和支出（包括现金支付的费用），并注明日期和金额。然后再添加一个支出类别（医疗、住房、信用卡账单等）。这种记录所有进出资金的账本就是您的总账，无论它是什么形式。正式的总账会为每个账户分页。

分类账类型及其工作原理

虽然总账是主记录，但会计中还使用其他类型的分类账来详细说明特定帐户或扩展复杂组织中的记录保存。公司的账本不公开，因此，当财务报表和报告（例如损益表和资产负债表）发布时，您只能看到分类账中的部分数据。

大多数分类账都包含一组类似的信息，详细布局和形式取决于公司和所使用的会计软件。账本中输入的交易核心信息集包括交易日期、交易描述、交易所属账户以及交易金额。由于它是复式记账，每个条目都会影响两个帐户（贷方和借方），以保持账簿平衡。各类分类账如下：

• 名义分类账
  
• 私人分类账
  
• 销售分类账
  
• 采购分类账
  
• 子分类账
  
• 明细分类账

名义分类账

名义分类账是总分类账的另一个名称，因为它包括名义账户的记录——那些在每年年底关闭、然后以零余额开始新会计年度的账户。费用、收入、工资和佣金都是名义账户的类型，年底的余额会转入永久账户，因此名义账户在新的一年开始时余额为零。

资产、负债和所有者权益账户（例如存货、应付账款和留存收益）是每年不转移和重置的永久性账户的示例。

它的工作原理是编译所有其他分类账中的信息。每个分类账中的数据都分配有一个帐户代码（控制帐户），并在该分配下输入到名义分类账中。它从其他分类账收集所有帐户信息，以便可以运行财务报表和试算表。

分类账按类型组织账户：

• 资产
  
• 负债
  
• 权益账户
  
• 收入
  
• 花费

私人分类账

私人分类账是包含公司部分机密账户的分类账，公司管理人员的支出就是一个例子。它允许公司保护特定帐户的帐户信息，例如公司官员的支出或被视为商业秘密的内容。私人分类账中没有固定的一组账户，每家公司都会确定哪些内容足够机密，需要包含在私人分类账中。有时，这些信息令人尴尬，有时，这只是公司希望在一段时间内不让竞争对手掌握的信息。

私人分类账中可能包含的信息有：

• 作为商业秘密配方一部分的库存支出
  
• 公司代表管理人员支付的保密和解金
  
• 稍后才会宣布的收购

一些分类账留贷方减去借方的运行总计，而其他分类账则在每次分录时采用复式记账法进行平衡。

销售分类帐

销售分类账用于记录公司客户的采购情况。在会计软件中，销售分类账通常称为应收账款或客户账户。

销售分类账的工作原理是详细跟踪客户的购买情况和客户所欠的金额。它允许公司或会计软件将所有发票、欠款和已付发票保存在一起，以进行对账和生成报告。它将这些数据提供给其控制账户下的总账（名义分类账）。

采购分类账

采购分类账记录了欠付和支付给公司供应商的款项。在会计软件中，通常将此分类账称为应付账款或供应商账户。销售分类账跟踪销售情况，采购分类账则跟踪公司的采购情况。

子分类账

子分类账比总分类账更完整地详细说明特定帐户，然后将摘要添加到总分类账中。并不总是需要分类账，有时使用日记账而不是分类账。另外，会计软件通常会省略分类账，因为它具有更多的组织能力。

分类账通常包括发票号码、项目说明、用于跟踪的借方和贷方帐号以及金额。

明细分类账

明细账具有与分类账相同的功能，但当公司拥有庞大而复杂的账户和控股组织时，它侧重于公司子公司的一个或多个账户。

当公司拥有子公司时，明细分类账充当辅助账套 其想法是通过为自有（子公司）公司建立一套单独的账簿来简化母公司的主总账。由于明细分类账包含公司子公司的财务信息，因此它可能有多个分类账（销售分类账、采购分类账、私人分类账等），这些分类账在为每个分类账分配的控制账户下输入到明细分类账中。然后，明细账数据被输入到其控制账户下的总账中。

分类账和日记账有什么区别？

分类账是按账户进行交易的记录，通常保存汇总数字。日记账是金融交易的初始记录，包含详细的信息列表，将以简化形式复制到子分类账或总分类账中。

纸质日记帐分录仅按日期顺序排列，不按帐户组织。会计软件允许更自由地分类和组织分录。每个日记帐分录都包含贷方和借方符号。用于手工会计时，它们最常用于公司交易量较高的部分。

分类账和会计科目表有什么区别？

会计科目表是用于组织分类帐的工具，分类帐条目是在帐户下组织的。公司的会计科目表是所使用的科目列表和每个科目的代码（尤其是在会计软件中）。该图表还包括每个帐户的列表（销售额、库存、工资、水电费等）以及代表该帐户的数字，类似于小说中的目录。

分类账包含信息，会计科目表概述主题。会计科目表在会计软件中可能看起来有所不同，或者作为其他报告的一部分合并。

如何准备账本？

一旦信息记录在日记账或分类账中，就必须将其转移到总账中。准备分类帐的确切过程将根据会计软件包或使用的日记帐模板而有所不同。几乎所有系统都至少有日期、项目描述、分类账或日记参考、贷方、借方和余额字段。在手工会计中，普通日记帐通常每个科目都有单独的页面，并按资产、负债和权益的顺序列出。

当输入分类帐时，每个日记帐分录都分为两个帐户（贷方和借方）。例如，如果一家公司的设备每年折旧 15,000 美元，则总账中将有两个条目。在折旧费用下，12 月 31 日将有 15,000 美元的借项分录；在累计折旧下，将于 12 月 31 日进行匹配分录，金额为 15,000 美元（贷项除外）。两个条目都会有匹配的“年度折旧”描述。

在会计软件中，总账分录的输入更像是日记账分录，然后软件根据输入的帐户代码以总账形式应用它。会计软件中总账的结构可能看起来与纸质账本有很大不同。